Inglês para viagem de negócios

A empresa te mandou para uma conferência ou uma reunião no exterior. É a sua chance de mostrar trabalho, e você está feliz. Mas junto vem a lista de medos: a imigração vai perguntar o motivo da viagem, o hotel precisa emitir nota para reembolso, você vai ter que se apresentar numa sala cheia e depois jantar com gente que você não conhece. Tenho alunas que dominam a parte técnica do trabalho e passam a viagem inteira tensas com os momentos em volta.

Viagem de negócios é viagem comum com três camadas a mais: documentação, apresentação e convivência profissional. Cada camada tem meia dúzia de frases que se repetem em qualquer país. Neste post você vai ver o que dizer na imigração, no hotel, na reunião, no jantar e no e-mail de depois. Bora lá?

Na imigração

O oficial vai perguntar o motivo da viagem. A resposta precisa ser curta e direta:

"I'm here on business. I'm attending a conference." Estou aqui a trabalho. Vou participar de uma conferência.

"I'm visiting our company's office in Chicago." Estou visitando o escritório da nossa empresa em Chicago.

"I'll be here for four days. Here's my return ticket." Vou ficar quatro dias. Aqui está minha passagem de volta.

"My company is covering the trip." Minha empresa está pagando a viagem.

Repara em "on business": é a expressão exata. Não é "for business" nem "in business". Se você diz "I'm here on business", o oficial já entende tudo.

Dica: leva impresso ou no celular a carta-convite ou a confirmação do evento. Se o oficial pedir "Do you have any documentation?", você mostra e a conversa acaba.

No hotel: recibo, nota e conveniências

Em viagem corporativa, o hotel tem pedidos que a viagem de lazer não tem:

"Could I get an itemized receipt at checkout?" Poderia me dar um recibo detalhado no checkout?

"Could you put the invoice in my company's name?" Poderia emitir a nota no nome da minha empresa?

"Is there a business center or a printer I could use?" Tem um centro de negócios ou uma impressora que eu possa usar?

"I'd like to request a late checkout. My flight is at night." Gostaria de pedir um checkout tardio. Meu voo é à noite.

"Does the room have a desk and reliable Wi-Fi?" O quarto tem mesa de trabalho e Wi-Fi confiável?

"Itemized receipt" é o recibo com cada item separado (diárias, refeições, taxas). O financeiro da empresa costuma exigir esse, e não o total só.

Se apresentando e apresentando a empresa

"Hi, I'm Fernanda. I'm the marketing coordinator at Nova Digital." Oi, sou a Fernanda. Sou coordenadora de marketing na Nova Digital.

"We're a company based in São Paulo, and we work with online education." Somos uma empresa de São Paulo e trabalhamos com educação online.

"It's great to finally meet you in person." É ótimo finalmente te conhecer pessoalmente.

"Here's my card. Feel free to reach out anytime." Aqui está meu cartão. Fique à vontade para entrar em contato quando quiser.

Dica: "based in" é o jeito de dizer onde a empresa fica. "We're based in Rio" soa muito mais profissional do que "our company is in Rio".

Ninguém espera que você fale inglês perfeito numa reunião. Espera que você seja clara, educada e preparada. Isso você consegue com dez frases.

Na reunião ou na conferência

"Could you go back to the previous slide?" Poderia voltar para o slide anterior?

"Sorry to interrupt, but could you clarify that point?" Desculpa interromper, mas poderia esclarecer esse ponto?

"Let me make sure I understood. You're saying that..." Deixa eu confirmar se entendi. Você está dizendo que...

"I'll send you the numbers by email after the meeting." Vou te mandar os números por e-mail depois da reunião.

"Let's schedule a follow-up call next week." Vamos agendar uma chamada de acompanhamento semana que vem.

"What's the dress code for the event?" Qual é o código de vestimenta do evento?

Tenho alunas que passavam reuniões inteiras sem perguntar nada por medo de errar a frase. "Could you clarify that?" é educada, curta e mostra que você está prestando atenção. Ninguém vai julgar.

No jantar de negócios

O jantar mistura trabalho e conversa leve. Algumas frases resolvem os dois:

"Shall we order some appetizers to share?" Vamos pedir umas entradas para dividir?

"What do you recommend? I'd like to try something local." O que você recomenda? Gostaria de experimentar algo local.

"So, how long have you been with the company?" E aí, há quanto tempo você está na empresa?

"This is on us. It's our pleasure." Essa é por nossa conta. É um prazer.

"Thank you so much for dinner. It was lovely." Muito obrigada pelo jantar. Foi ótimo.

Dica: no jantar de negócios americano, assuntos seguros são viagem, comida, cidade e trabalho em geral. Salário, política e religião ficam de fora, mesmo que a conversa relaxe.

O e-mail de depois

A viagem termina com um e-mail curto. Ele fecha o ciclo e deixa a porta aberta:

"It was a pleasure meeting you last week in Chicago." Foi um prazer te conhecer semana passada em Chicago.

"As discussed, I'm attaching the proposal and the timeline." Conforme conversamos, estou anexando a proposta e o cronograma.

"Please let me know if you have any questions. I look forward to working together." Me avise se tiver alguma dúvida. Espero que possamos trabalhar juntos.

"As discussed" e "I look forward to" são as duas expressões que fazem um e-mail soar profissional sem esforço. Guarda as duas.

Vocabulário de apoio

"I need to submit my expense report by Friday." Preciso entregar meu relatório de despesas até sexta.

O padrão por trás de tudo

Repara que a viagem de negócios inteira cabe em cinco momentos, e cada um tem uma frase-chave: "I'm here on business", "Could I get an itemized receipt?", "I'm the ... at ...", "Could you clarify that?" e "As discussed, I'm attaching...". Com elas você passa pela imigração, resolve o hotel, se apresenta, participa e fecha.

Antes de embarcar, escreve as suas frases de apresentação (nome, cargo, empresa, o que faz) e lê em voz alta até sair natural. É o que mais vai aparecer. Viagem de negócios é a mesma viagem de sempre, com um crachá no pescoço e dez frases a mais.