Por Amanda Arrigo
Você abre o e-mail em branco, precisa escrever pra um cliente ou pra um fornecedor de fora, e trava logo na primeira palavra. "Dear"? "Hi"? "Hello"? E no fim, "Regards" ou "Best"? Você passa mais tempo decidindo a saudação do que escrevendo o conteúdo, e ainda manda com aquela sensação de que ficou esquisito.
A verdade é que começo e fim de e-mail em inglês são as partes mais previsíveis do texto. Existem três ou quatro aberturas e três ou quatro fechamentos que cobrem toda a sua vida profissional. Aprende quais combinam com cada nível de formalidade e você nunca mais vai travar nessa parte. Bora lá?
A saudação: como abrir
O nível de formalidade define a saudação. Vai do mais formal ao mais casual:
"Dear Mr. Thompson," Prezado senhor Thompson,
"Dear Ms. Carter," Prezada senhora Carter,
"Hello Sarah," Olá, Sarah,
"Hi Sarah," Oi, Sarah,
"Dear" com sobrenome é pra primeiro contato, cliente importante ou empresa tradicional. "Hello" com primeiro nome é o meio-termo profissional. "Hi" com primeiro nome é pra colega e pra quem você já trocou alguns e-mails.
Dica: "Ms." serve pra qualquer mulher, casada ou não. Nunca use "Mrs." ou "Miss" a menos que a pessoa assine assim. E se não souber o nome, "Dear Hiring Manager" ou "Hello," resolvem.
Repara que em inglês americano a saudação termina com vírgula, e a primeira frase do corpo começa com letra maiúscula.
A primeira frase: por que você está escrevendo
Depois da saudação, o inglês vai direto ao ponto. Nada de "espero que este e-mail o encontre bem" traduzido ao pé da letra; existe, mas soa datado. As primeiras frases mais úteis:
"I hope you're doing well." Espero que você esteja bem.
"I'm writing to ask about the delivery date." Escrevo para perguntar sobre a data de entrega.
"Thank you for your quick reply." Obrigada pela resposta rápida.
"I'm following up on my email from last week." Estou retomando meu e-mail da semana passada.
"It was great meeting you at the conference." Foi ótimo te conhecer na conferência.
"I'm writing to..." é a estrutura coringa. Depois dela cabe qualquer verbo: to ask, to confirm, to let you know, to request, to apologize. Uma estrutura só, infinitas situações.
Dica: "I hope you're doing well" pode abrir qualquer e-mail, formal ou não. Se não souber o que colocar, coloca isso e segue.
E-mail em inglês é curto por educação, não por pressa. Ir direto ao ponto mostra que você respeita o tempo de quem lê.
Antes de fechar: a frase de transição
Entre o conteúdo e a despedida, o nativo coloca uma frase que aponta para o próximo passo. Isso deixa o e-mail redondo:
"Please let me know if you have any questions." Por favor, me avise se tiver alguma dúvida.
"I look forward to hearing from you." Aguardo seu retorno.
"Thanks in advance for your help." Desde já agradeço a ajuda.
"Could you get back to me by Friday?" Você poderia me responder até sexta?
Tenho alunas que pulam essa etapa e o e-mail termina seco, como se tivesse sido cortado. Uma frase aqui muda a impressão inteira.
A despedida: como fechar
Do mais formal ao mais casual:
"Sincerely," Atenciosamente,
"Kind regards," Cordialmente,
"Best regards," Atenciosamente,
"Best," Abraços, / Até mais,
"Thanks," Obrigada,
"Sincerely" é o mais formal e é o padrão de carta de apresentação e primeiro contato sério. "Kind regards" e "Best regards" são o padrão de quase todo e-mail profissional. "Best" sozinho é o mais comum entre colegas nos Estados Unidos. "Thanks" fecha bem quando você pediu alguma coisa.
Depois da despedida vem a vírgula, uma linha em branco e o seu nome.
Dica: se você não sabe qual escolher, "Best regards," funciona em qualquer e-mail profissional do mundo. Nunca vai parecer frio nem íntimo demais.
Um modelo completo
Juntando as peças:
"Hello Mark," Olá, Mark,
"I hope you're doing well. I'm writing to confirm our meeting on Thursday at 10 a.m. Please let me know if that time still works for you." Espero que esteja bem. Escrevo para confirmar nossa reunião na quinta às 10h. Me avise se esse horário ainda funciona pra você.
"Best regards," Atenciosamente,
Saudação, abertura, motivo, próximo passo, despedida. Cinco linhas, e-mail completo. A maioria dos seus e-mails vai caber nesse tamanho.
Os erros que eu mais vejo
O primeiro é "Dear Sarah Johnson," com nome completo. Em inglês é ou "Dear Ms. Johnson" (formal) ou "Dear Sarah" (menos formal). Nome e sobrenome juntos na saudação soam como mala direta.
O segundo é "Attentively," como tradução de "atenciosamente". Não existe em inglês. É "Sincerely" ou "Best regards".
O terceiro é abrir com "Hi" e fechar com "Sincerely". A saudação e a despedida precisam estar no mesmo nível: Hi combina com Best ou Thanks; Dear combina com Sincerely ou Kind regards.
O quarto é escrever "Dear Sirs" ou "To whom it may concern" quando você sabe o nome. Se sabe, usa o nome. Sempre.
O padrão por trás de tudo
Repara que o e-mail em inglês é um sanduíche: saudação no nível certo, "I'm writing to..." dizendo o motivo, uma frase de próximo passo e despedida no mesmo nível da saudação. Você decide a formalidade uma vez e as duas pontas seguem juntas.
Salva o modelo completo deste post e adapta pro seu próximo e-mail de trabalho. Na segunda vez você já não precisa olhar. Começo e fim são a parte fácil. O resto é só dizer o que você precisa.
